Von der Offerte bis zum Zahlungseingang — ein System.
Kalkulation, Werkstatt, Fakturierung und Kundenportal greifen ineinander. Entwickelt für Schweizer Lohnfertiger — kein ERP-Monster, keine Excel-Insellösungen.
Entwickelt in unserer eigenen Werkstatt: der Paul Zellweger AG in Diepoldsau — Blechbearbeitung, Laserschneiden, Abkanten. Wir arbeiten jeden Tag damit, bevor wir es weitergeben.
01 Ausgangslage
Sie kennen das.
Die Software ist selten das Problem. Das Problem ist, dass die Zahlen an vier verschiedenen Orten liegen und keine davon mit der anderen spricht.
Die Offerte entsteht im Kopf
Schnittlänge abschätzen, Rüstzeit dazurechnen, Erfahrungswert drauf. Zwei Kalkulatoren kommen beim gleichen Teil auf zwei Preise — und niemand kann sagen, welcher stimmt.
Rapporte auf Papier
Stunden auf dem Laufzettel, abends abgetippt. Was nicht notiert wurde, ist weg. Und abgetippt wird immer erst, wenn Zeit dafür ist.
Niemand weiss, ob es rentiert hat
Der Auftrag ist geliefert, die Rechnung gestellt. Ob die kalkulierten Stunden gestimmt haben, erfährt niemand — und die nächste Offerte hat denselben Fehler drin.
Der Kunde ruft an
«Wo sind meine Teile?» Jemand legt den Hörer hin, geht in die Werkstatt und schaut nach. Dreimal am Tag.
02 Der Durchlauf
Ein Auftrag, ein Datensatz.
Jeder Schritt arbeitet mit den Daten des vorherigen. Nichts wird zweimal erfasst und nichts abgetippt.
Angebot
CAD-Datei rein, Geometrie raus, Operationen aus Ihren Technologietabellen. Der Kunde nimmt per Link an.
Auftrag
Entsteht aus dem angenommenen Angebot — mit Positionen, Material, Zeichnungen und Terminen.
Werkstatt
Auftrag scannen, Schritt starten. Zeiten, Maschinenläufe und Materialverbrauch laufen mit.
Nachkalkulation
Alles Erfasste wird zu Positionen. Offeriert gegen effektiv, Zeile für Zeile.
Rechnung
Aus der bestätigten Nachkalkulation. QR-Rechnung mit gültigem Zahlteil, per Mail oder PDF.
Zahlungseingang
camt.054 aus dem E-Banking einlesen — Zahlungen ordnen sich über die Referenz selbst zu.
Und weil jede Nachkalkulation neben der Offerte liegt, die sie einmal war, lernt die Kalkulation aus Ihren eigenen Zahlen: Korrekturfaktoren je Kategorie, Materialtyp und Blechdicke fliessen automatisch in die nächste Offerte ein.
03 Im Einzelnen
Was FlowTrack im Betrieb tut.
Kalkulieren mit der Zeichnung des Kunden
Ziehen Sie die DXF- oder DWG-Datei ins Angebot. FlowTrack liest die Geometrie aus und schlägt die Operationen vor — Sie prüfen und korrigieren, statt bei null anzufangen.
- Schnittlänge, Anstiche, Biegungen und Bohrungen werden aus der Zeichnung gelesen, mit einem Konfidenzwert dazu.
- Ebenen werden erkannt — Biegelinien, Gravuren, Rahmen, Titelblöcke. Die Zuordnung ist je Ebene änderbar, einzelne Konturen lassen sich abwählen.
- Schneid- und Biegezeiten aus Ihren Technologietabellen: Vorschub, Anstichzeit, Gaskosten und Rüstzeit je Maschine, Materialtyp und Dicke.
- Blechverschachtelung gegen Ihre Lagerformate — Teile pro Tafel, Tafelbelegung, und jedes Stück zahlt seinen Tafelanteil.
- Ähnliche Teile aus der Vergangenheit: was vergleichbare Teile offeriert haben und was die Aufträge daraus tatsächlich gekostet haben. Identische Geometrien werden als Wiederholung erkannt.
- Warnung bei Ausreissern, wenn ein Teilpreis stark vom Median vergleichbarer Teile abweicht.
- Staffelpreise auf Knopfdruck — Rüst- und Programmierzeiten werden über die Menge verteilt.
Abgewickelte DXF- und DWG-Dateien. STEP-Dateien werden mitgeführt und archiviert, aber nicht abgewickelt.
Ebenen-Analyse
| Ebene | Erkannt als | Länge |
|---|---|---|
| AUSSEN | Schnitt aussen · explizit | 980 mm |
| INNEN | Schnitt innen · explizit | 260 mm |
| BIEGEN | Biegelinie · explizit | 2 Stk |
| BEMASSUNG | ignoriert · automatisch | — |
Verschachtelung
Vorgeschlagene Operationen
| Laserschnitt | TruLaser 3040 · Stickstoff dünn | 4.2 Min/Stk |
| Rüstzeit Laser1×/Auftrag | TruLaser 3040 | 12 Min |
| Biegen | TruBend 5085 · 2 Biegungen | 0.9 Min/Stk |
| Material | Stahl DC01 2 mm · Tafelanteil | 3.1 kg/Stk |
Die Werkstatt erfasst selbst
Kein Laufzettel, kein Abtippen. Der Mitarbeiter scannt den Auftrag am Terminal und startet seinen Schritt — der Rest läuft mit.
- Auftrag scannen per QR-Code, Schritt starten und stoppen.
- Maschinenlauf mit Maschine und Modus, Programmier- und Einrichtzeit getrennt davon.
- Materialverbrauch sowie Abteilungs- und sonstiges Verbrauchsmaterial direkt an der Maschine.
- Prüfregeln melden Unplausibles sofort — der Mitarbeiter quittiert, das Büro sieht es in der Auswertung.
- Rundungs- und Mindestzeitregeln sowie Pausenzeiten je Betrieb einstellbar.
- Läuft im Browser auf Handhelds und Tablets. Keine App, keine Installation — im Einsatz auf Zebra-Handhelds und iPads.
Sie sehen die Werkstatt, ohne hinzugehen
Eine Spalte je Abteilung: was wartet, was läuft, wer daran arbeitet. Dazu eine Produktionskarte, die Ihrem Grundriss folgt.
- Spaltenansicht je Abteilung mit Auftrag, Kunde, Positionen und Material.
- Produktionskarte nach Ihrem Grundriss — die Abteilungen stellen Sie selbst auf dem Raster auf.
- Aktualisiert sich live, ohne Neuladen, sobald jemand in der Werkstatt einen Schritt startet oder abschliesst.
- Auftragsstatus von «zu prüfen» über «in Arbeit» bis «in Rechnung gestellt».
Nachkalkulation, die auf die nächste Offerte zurückwirkt
Am Ende steht nicht nur eine Rechnung, sondern die Antwort auf die Frage, die sonst niemand beantwortet: Hat dieser Auftrag getragen?
- Alles Erfasste wird zu Positionen — Arbeitszeit, Programmierzeit, Maschinenzeit, Material, Verbrauchsmaterial, Fremdarbeit, Transport.
- Zwischensumme, Marge, Zuschlagsstaffel, Rundung — und die Differenz zum vereinbarten Fixpreis, in Franken und in Prozent.
- Auswertung «Fixpreis gegen Nachkalkulation» über alle Aufträge, mit Summen.
- Kalibrierung: aus Offerte-gegen-Ist-Paaren entstehen Korrekturfaktoren je Kategorie, Materialtyp und Dickenband. Ausreisser werden ausgesondert, und ein Faktor greift erst, wenn genügend Aufträge dahinterstehen.
Fakturierung nach Schweizer Norm
Rechnung, Mahnung und Zahlungsabgleich gehören zum selben System — nicht in eine zweite Software, in die jemand die Beträge überträgt.
- QR-Rechnung mit gültigem Zahlteil — QR-IBAN mit QR-Referenz oder IBAN mit Creditor Reference, Betrag und Debitor eingedruckt.
- Einzelrechnung, Sammelrechnung pro Woche, Rechnung pro Liefertermin oder eine Rechnung für den ganzen Sammelauftrag — je Kunde einstellbar.
- Mahnwesen mit 1., 2. und 3. Mahnung, Mahngebühr und neuer Zahlungsfrist, als eigenes archiviertes PDF.
- camt.054 aus dem E-Banking: Zahlungen ordnen sich über die Referenz zu, doppelt eingelesene Dateien buchen nichts doppelt, und alles Übrige landet als Arbeitsliste zum Zuordnen.
- Teilzahlungen kumulieren — bezahlt ist eine Rechnung erst, wenn der Betrag gedeckt ist.
- Sie sehen, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat.
Ihre Kunden schauen selbst nach
Statt dreimal täglich das Telefon: eine Seite, auf der der Kunde sieht, wo seine Teile stehen.
- Ohne Passwort: E-Mail eingeben, Zugangscode kommt per Mail.
- Auftragsstatus, Liefertermine, Arbeitsschritte, Dokumente und Rechnungen — aber keine Preise und keine internen Bemerkungen.
- Angebote per Link ansehen, Staffelmenge wählen, annehmen oder mit Begründung ablehnen.
- Auf Wunsch eine Mail bei jedem Schritt, mit Abmeldelink in jeder Nachricht.
04 Und ausserdem
Das Übrige, das ein Betrieb ebenfalls braucht.
Lager mit QR-Codes
Artikel und Lagerplätze mit eigenen Codes, Bewegungen per Scan, Meldung bei Unterschreiten des Mindestbestands.
Preisverlauf je Artikel
Einkaufspreise an den Zugängen erfassen, Verlauf als Kurve, Sammelerfassung für viele Zugänge auf einmal.
Sammelaufträge
Eine Kundenbestellung über viele Aufträge, eine Auftragsbestätigung, Rechnung pro Liefertermin oder für die ganze Bestellung.
Betriebsübersicht
Durchsatz, durchschnittliche Durchlaufzeit, Termintreue, Engpässe je Abteilung, Maschinenauslastung, Top-Kunden, durchschnittliche Marge.
Auswertungen als CSV
Artikel-, Lager-, Bewegungs- und Preisreport zum Herunterladen — für die Weiterverarbeitung in Excel.
Dokumente auf Ihrem Briefpapier
Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot, Rechnung und Mahnung — mit Ihrem Logo und Ihren Angaben, druckfertig auf A4.
Stammdaten, die Ihrem Betrieb entsprechen
Maschinen mit Modi und Sätzen, Materialien mit Preisstaffeln, Mitarbeiter mit Minutensätzen, Schneid- und Biegeparameter, externe Firmen.
Rollen und Berechtigungen
Je Bereich getrennt lesen und bearbeiten. Die Werkstatt rapportiert Aufträge, ohne Kosten und Margen zu sehen.
Positionslisten einfügen
Die Bestellliste des Kunden aus der Mail kopieren und einfügen — daraus werden die Positionen, Zeile für Zeile.
Ähnliche Aufträge finden
Wiederholaufträge mit einem Griff aus einem früheren übernehmen, samt Positionen, Material und Terminen.
Wochenübersicht per Mail
Montags: welche Angebote ablaufen, welche unbeantwortet blieben, welche Rechnungen überfällig sind und welche Entwürfe auf Versand warten.
Sicherung und Zugang
Tägliche verschlüsselte Sicherung von Datenbank und Dateien, Zwei-Faktor-Authentisierung, jede Firma streng in ihrem eigenen Mandanten.
Betriebsübersicht: Durchsatz, Durchlaufzeit, Termintreue, Engpässe und Auslastung — frei wählbarer Zeitraum.
05 Herkunft
Gebaut in einer Werkstatt, nicht in einem Konferenzraum. In unserer.
«Wir haben die Software zusammen mit dem Betrieb entwickelt — an der Maschine, nicht am Whiteboard. Was nicht funktioniert hat, ist am nächsten Tag geändert worden.»
- Unser Betrieb Paul Zellweger AG, Diepoldsau
- Fertigung Blechbearbeitung, Laserschneiden, Abkanten
- Im Einsatz für Kalkulation, Werkstatt, Fakturierung
- Läuft im Tagesbetrieb seit der ersten Version
Wir sind keine Softwarefirma, die Werkstätten beliefert. Wir sind ein Blechbearbeitungsbetrieb, der sich seine eigene Software gebaut hat — weil keine passte. Jede Funktion darin gibt es, weil bei uns etwas nicht funktioniert hat, und sie ist so lange geändert worden, bis sie im Tagesbetrieb hielt.
Das heisst auch: Wir tragen jeden Fehler selbst. Was in FlowTrack nicht sauber läuft, steht am selben Tag in unserer eigenen Werkstatt still. Deshalb kommen wir zu Ihnen in den Betrieb, bevor wir über Preise reden — wir wissen, wie viel davon abhängt, dass es passt.
06 Zusammenarbeit
FlowTrack wird auf Ihren Betrieb eingerichtet — nicht Ihr Betrieb auf FlowTrack.
Kein Betrieb rechnet gleich. Deshalb gibt es hier keinen Bestell-Knopf, sondern einen Besuch.
Besuch vor Ort
Wir schauen uns an, wie Sie heute kalkulieren, rapportieren und fakturieren. Kostenlos und unverbindlich.
Angebot
Danach wissen wir, was angepasst werden muss — und nennen Ihnen schriftlich Aufwand, Preis und Termin.
Einrichtung
Ihre Maschinen, Materialien, Abteilungen, Sätze und Technologietabellen. Bestehende Stammdaten übernehmen wir.
Schulung
Im Büro und in der Werkstatt, an den Geräten, an denen später gearbeitet wird.
Danach
Anpassungen, Support und Weiterentwicklung. Was mehrere Betriebe brauchen, wird Teil des Produkts.
07 Fragen
Was Betriebe uns zuerst fragen.
Was kostet es?
Eine einmalige Einrichtung nach Aufwand — abhängig davon, wie stark FlowTrack auf Ihre Abläufe angepasst werden muss — und danach eine monatliche Gebühr pro Betrieb.
Einen konkreten Preis nennen wir erst nach dem Besuch, dafür schriftlich und verbindlich. Alles andere wäre geraten.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt davon ab, wie viele Stammdaten übernommen werden müssen und wie weit Ihre Kalkulation von der heutigen abweicht. Den Rahmen nennen wir zusammen mit dem Angebot — nach dem Besuch, nicht davor.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Die meisten Betriebe beginnen mit einem Teil — häufig mit der Erfassung in der Werkstatt oder mit der Kalkulation — und nehmen den Rest dazu, wenn der erste Teil sitzt. Die Bereiche funktionieren einzeln; ihren vollen Nutzen entfalten sie, wenn sie ineinandergreifen.
Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Artikel, Kunden, Materialien, Maschinen und Mitarbeiter übernehmen wir aus Ihren bestehenden Listen. Was in Ihrem heutigen System liegt, schauen wir uns beim Besuch an — dann wissen wir, was übernommen werden kann.
Läuft das auf unseren Geräten?
FlowTrack läuft im Browser. Im Büro auf jedem Rechner, in der Werkstatt auf Tablets oder robusten Handhelds — im Einsatz sind Zebra-Handhelds und iPads. Es gibt keine App zu installieren und keinen Server, den Sie betreiben müssen.
Für das Scannen genügt die Kamera des Geräts; feste Barcode-Scanner funktionieren ebenfalls.
Spricht es mit unserer Buchhaltung?
Rechnungen entstehen in FlowTrack und werden als PDF mit QR-Zahlteil versendet; Zahlungseingänge lesen Sie als camt.054 aus dem E-Banking ein. Eine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware gibt es derzeit nicht — welche Sie einsetzen und was Sie übergeben müssen, klären wir beim Besuch.
Kommen wir wieder raus?
Ihre Daten gehören Ihnen. Auf Wunsch erhalten Sie Ihren Datenbestand in einem lesbaren Format zum Mitnehmen. Es gibt keine Klausel, die Sie im System hält.
Sie sind selbst Blechbearbeiter — sind Sie nicht unsere Konkurrenz?
Eine berechtigte Frage, und wir beantworten sie lieber jetzt als später. Wir fertigen in Diepoldsau, und je nach Region und Verfahren kann es Überschneidungen geben. Unser Interesse an FlowTrack ist aber nicht Ihr Kundenstamm, sondern dass die Software mit jedem Betrieb besser wird, der damit arbeitet.
Jeder Betrieb liegt in einem eigenen Mandanten, streng getrennt von den anderen und von unserem. Wir schauen Ihre Daten nicht an und verwenden sie nicht. Ganz ehrlich: technisch könnten wir es, weil wir das System betreiben — wie jeder Software-Anbieter, bei dem Ihre Daten liegen. Genau dafür gibt es einen Auftragsbearbeitungsvertrag, den wir vor dem Start schriftlich mit Ihnen regeln.
Wenn Ihnen das nicht wohl ist, sagen Sie es beim Besuch. Dann ist es ehrlicher, wenn wir nicht zusammenarbeiten.
Wer betreut uns, wenn etwas nicht geht?
Dieselbe Person, die bei Ihnen im Betrieb war und das System eingerichtet hat. Keine Hotline, keine Ticketnummer, kein First-Level.
08 Kontakt
Wir kommen vorbei und schauen es uns an.
Ein Besuch, zwei Stunden, kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, ob FlowTrack zu Ihrem Betrieb passt — und wir wissen, was dafür angepasst werden müsste.
Je mehr Sie unten ausfüllen, desto besser sind wir beim Besuch vorbereitet. Pflicht sind nur die ersten drei Felder.
- Telefon +41 (0) 71 737 80 00
- E-Mail info@getflowtrack.com
Bereits Kunde? Zur Anmeldung
Danke — die Anfrage ist angekommen.
Wir melden uns innert zwei Arbeitstagen bei Ihnen.